Podjetje Softnet je primer virtualne organizacije, ki spada tako med spletna podjetja kot tudi med dinamične virtualne organizacije. Pri spletnih podjetjih gre za začasno mrežo specializiranih organizacij, ki temelji na uporabi medmrežja, medtem ko dinamične virtualne organizacije v veliki meri sodelujejo z veliko drugimi organizacijami, kjer je izraba njihovih priložnosti le začasna. »Tovrstna organiziranost nam omogoča veliko mero fleksibilnosti, saj so določene naloge vezane le na kratkoročne projekte. S partnerji zelo dobro sodelujemo, tudi na področju izmenjave dobrih praks in kadrovskih priporočil,« je dejal direktor podjetja Softnet Andrej Boštjančič.
Kot pravi strokovnjak na področju virtualnih organizacij dr. Cene Bavec, je delovanje virtualnih organizacij precej bolj zapleten proces, kot smo ga vajeni pri tradicionalnih organizacijah, saj je preklopno načelo jedro te manj poznane organizacijske paradigme. »Običajno se najprej osredotočimo na potrebne aktivnosti in procese, da pridemo do želenega rezultata. Procese v nadaljevanju načrtujemo ločeno od možnih izvajalcev, ki jih določimo šele v fazi izvajanja,« je pojasnil Boštjančič.
Podjetje Softnet širi svoje optično omrežje tako doma kot tudi v tujini in imajo zelo zmogljivo infrastrukturo. Poslujejo v več kot 20 državah sveta, medtem pa v prihodnje načrtujejo prodor v Indonezijo in določene države v Afriki. »Zapletenost naše organizacije, globalizacija ter močen vpliv informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT) so prinesli vrsto novih izzivov,« se še spominja Boštjančič. Veliko izzivov so zabeležili tudi med epidemijo koronavirusa, ko podjetja niso bila vajena dela na daljavo, kar jim niso dopuščali niti njihovi ustaljeni procesi.
Velik izziv je tudi delo z ljudmi, njihovimi kulturnimi razlikami in pomanjkanjem stika z ljudmi, kar je bilo še posebej problematično med epidemijo. Namreč le malo ljudi se je sposobno učinkovito povezati v mreže in izkoristiti priložnosti IKT. »Največ pozornosti smo morali namenili zaupanju in asinhronosti aktivnosti na različnih lokacijah ob različnem času,« je v nadaljevanju obrazložil Boštjančič. Prednosti virtualnih organizacij so, da jo je mogoče zelo hitro postaviti in se lahko kasneje hitro prestrukturira, prerazporedi oziroma razpade. Partnerji lahko sodelujejo tudi izven okvirja organizacije in lahko delujejo s podskupino mrežnih organizacij. Smiselna je tudi takrat, ko želimo na trgu izkoristiti kratkoročne, edinstvene in inovativne priložnosti. Kar pa je pri virtualnih organizacijah najbolj pomembno – temeljijo na timskem delu, ki daje navzven videz enotnosti.
Zaupanje je duša virtualne organizacije in preprečuje morebitne psihološke razdalje. Brez zaupanja bi se virtualna organizacija sprevrgla v neobvladljivo združbo. Sistemi, kjer je stopnja zaupanja visoka, so cenejši od sistemov, kjer je zaupanje nizko. Po drugi strani virtualne skupine rušijo časovne in lokacijske meje, medtem ko mora delo biti organizirano tako, da lahko poteka konsistentno. »Iz teorije kaosa smo postavili odlične organizacijske sisteme, s katerimi lahko obvladujemo tudi kaotične situacije. Uporabili smo računalniške modele, ki z mehanizmi skrbijo, da organizacija ne postane neobvladljiva,« je še dejal.
Popolnoma virtualne organizacije so sicer redke, večina primerov v Sloveniji so tradicionalne organizacije, ki imajo večjo ali manjšo raven virtualnosti. »Ta stopnja se je med epidemijo koronavirusa dvignila na nepričakovano raven,« je še ocenil Boštjančič. Kot strokovnjaki na področju telekomunikacij pa niso beležili večjih izzivov na področju IKT in povezanosti. »Bili smo eni prvih, ki smo prešli na popolnoma elektronsko komunikacijo in izmenjavo dokumentov. Izkazalo se je, da smo s tem vidno optimizirali procese. Zadovoljen sem, da so nam nekatera podjetja sledila in smo jim lahko za zgled,« je sklenil Boštjančič.
